Gids voor Organisatoren

Zelf een PASS-activiteit organiseren

Iedereen binnen PASS kan zelf een initiatief nemen. Hier vind je het stappenplan om organisator te worden en praktische tips om prikkelarme, laagdrempelige activiteiten op te zetten.

Hoe word ik organisator op de website?

Hoewel het mogelijk is om activiteiten te plannen zonder account (met behulp van een admin), is het aan te raden om zelf evenementen aan te maken en te beheren op dit platform, dit doe je door deze 5 eenvoudige stappen te volgen:

1
Maak een account aan: Registreer je gratis via Registreren om je profiel op te zetten. Bevestig ook je e-mailadres.
2
Neem contact op met een beheerder: Vraag organisatorrechten aan bij een beheerder, bijvoorbeeld via een bericht aan @prismsight op Discord of een andere administrator.
3
Herinloggen: Nadat een beheerder organisatorrechten aan jouw account heeft toegekend, log je even uit en opnieuw in. Je rol is nu actief!
4
Evenement toevoegen via het dashboard: Ga naar het Organisatordashboard om een nieuwe activiteit toe te voegen.
5
Nieuwsbrief opname (optioneel): Wil je dat jouw evenement ook wordt meegenomen in de maandelijkse e-mailnieuwsbrief van de Vlaamse Vereniging Autisme (VVA)? Stuur dan een mailtje met de details naar passgroepen@autismevlaanderen.be.

Tips voor een geslaagde prikkelarme activiteit

PASS-activiteiten draaien om ontmoeting, rust en herkenning. Deze tips helpen je bij het voorbereiden en begeleiden:

Prikkelarme Locatiekeuze

Kies rustige locaties met weinig achtergrondlawaai of felle visuele prikkels. Bezoek je een museum of horeca? Kies dan voor een minder druk tijdstip (bijv. ochtend) of vraag om een rustige hoek.

Duidelijke Wegbeschrijving

Vul op de website een goede wegbeschrijving en herkenbaar afspreekpunt in (bijv. "aan de ingang naast de ticketbalie"). Dit neemt veel voorafgaande stress weg bij deelnemers.

Helder Tijdsverloop

Vermeld duidelijk het begin- en verwachte einduur. Hou rekening met de mogelijkheid dat deelnemers vroeger mogen vertrekken of even een pauze kunnen inlassen als de energie opraakt.

Vrijblijvende Sfeer

Binnen PASS geldt: niks moet, alles mag. Er is geen verplichting om voortdurend te praten. Ook stille aanwezigheid of het meebrengen van een begeleider/partner is meestal toegestaan.

Transparantie in Kosten

Vermeld eventuele kosten (zoals consumpties, inkomtickets of vervoer) vooraf in het veld "Prijsinfo". Veel evenementen zijn gratis of vragen enkel eigen verbruik.

Online Bijeenkomsten

Organiseer je een virtuele sessie via Discord of Zoom? Laat deelnemers zelf kiezen of ze hun camera en microfoon aanzetten. Een tekstchat-optie aanbieden verlaagt de drempel enorm.

Hoe voeg je een activiteit toe via de website?

Als organisator kun je binnen enkele minuten een nieuw evenement op de kalender plaatsen via het online formulier:

1
Open het Organisatordashboard: Klik in het accountmenu bovenaan op Organisatordashboard (of surf naar /organisator). Zorg dat je ingelogd bent met een account dat organisatorrechten heeft.
2
Vul de basisgegevens in: Vul de titel van het evenement, de regionale groep (bijv. PASS Gent), de datum, het begin- en verwachte einduur in.
3
Voeg locatie & prikkelarme details toe: Vul het adres in met een herkenbaar afspreekpunt (bijv. "bij de hoofdingang naast de kassa"), de prijsinformatie (bijv. "gratis, eigen consumpties") en de rolstoeltoegankelijkheid.
4
Klik op "Evenement Opslaan" & beheer inschrijvingen: Zodra je op opslaan klikt, staat het evenement direct live op de kalender. Via jouw dashboard zie je in realtime de ingeschreven deelnemers en kun je hen opvolgen.
Bekijk gedetailleerde uitleg over de formuliervelden
11 Velden
Naam Evenement
Korte, duidelijke titel van je activiteit (bijv. "PASS Gent - Wandeling in de Blaarmeersen").
Beschrijving
Uitgebreide uitleg over de inhoud, het programma, eventuele voorbereidingstips en wat deelnemers vooraf moeten weten.
Groep
Kies de regionale PASS-groep waaronder dit evenement valt (bijv. PASS Gent, PASS Waasland, PASS Antwerpen).
Tags (komma gescheiden)
Trefwoorden om de vindbaarheid via filters te verbeteren, gescheiden door een komma (bijv. wandeling, natuur, prikkelarm, horeca).
Start Datum / Tijd
De precieze datum en het aanvangsuur van de bijeenkomst.
Eind Datum / Tijd
Het verwachte einduur van het evenement, zodat deelnemers hun energie en vervoer goed kunnen inplannen.
Locatie Type
Kies tussen Fysiek (fysieke locatie ter plaatse), Online (bijv. Discord / Zoom) of Nog onbekend.
Locatie Naam & Adres
De naam van de afspreekplek en het adres, inclusief een duidelijk afspreekpunt (bijv. "aan de kassa bij de ingang").
Rolstoeltoegankelijk
Geef aan of de locatie en de route geschikt zijn voor rolstoelgebruikers (Ja / Nee / Onbekend).
Omslagfoto Evenement (Optioneel)
Upload een sfeervolle foto of poster die bovenaan de detailpagina en op de evenementenkaartjes verschijnt.
Inschrijven Verplicht?
Geef aan of vooraf inschrijven verplicht is, of dat vrijblijvende inloop zonder inschrijving toegestaan is.
Organisator Details (Naam, E-mail & Telefoon)
Naam & E-mail: Jouw contactgegevens waar vragen van deelnemers naar toegestuurd kunnen worden.
Telefoon: Optioneel telefoonnummer voor dringende vragen of bereikbaarheid op de dag van de activiteit zelf.

Inspiratie voor Activiteiten

Weet je niet goed wat voor activiteit je wil organiseren? Klik op een categorie hieronder voor populaire ideeën uit PASS-groepen:

Natuur, Buiten & Wandelen
6 Ideeën

Natuur- & Boswandeling

Een ontspannen wandeling in een bos, natuurgebied of stadspark met een vooraf afgesproken route, een rustig tempo en een vaste pauze.

Dagje Zee & Strandwandeling

Samen uitwaaien aan de kust, wandelen over de dijk of door de duinen, en afsluiten met een ijsje of warm drankje op het strand.

Botanische Tuin & Plantentuin

Wandel rustig door serres, arboretums en tuinen. Een oase van groen, rust en prachtige natuur waar iedereen op eigen tempo van kan genieten.

Dierenpark & Zoo-bezoek

Gezellig rondwandelen in een dierentuin, wildpark of kinderboerderij. Wandelen in de openlucht gecombineerd met ontspannen dieren kijken.

Kajak & Watersport

Rustig kajakken of kanoën op een rivier of meer. Een fijne combinatie van beweging, natuur en ontspanning op het water.

Elektrisch Bootje Huren

Fluisterstil varen zonder motorgeluid op de binnenwateren of kanaaltjes. Erg prikkelarm en rustgevend voor kleine groepen.

Eten, Drinken & Ontmoeten
3 Ideeën

Café- of Bar-bijeenkomst

Afspreken in een gezellige tea-room, rustig dorpscafé of brasserie voor een ontspannen babbel. Kies voor een tijdstip buiten het drukke uitgaanspiekuur.

BBQ & Picknick

Samen eten in de buitenlucht in een rustig park of openbare BBQ-zone. Iedereen brengt eigen eten of een kleine bijdrage mee in een informele sfeer.

IJsje Eten of Pannenkoekenbak

Een korte en laagdrempelige namiddagsessie om samen pannenkoeken, waffels of een lekker ijsje te smullen in een rustige zaak.

Cultuur, Spellen & Hobby's
4 Ideeën

Quiz & Bordspellen

Organiseer een gezellige spelletjesmiddag in een gereserveerde zaal, of stel een luchtige thema-quiz samen. Ook online via Discord zijn quizzen erg populair!

Cinema & Filmavond

Naar de bioscoop gaan voor een middagvoorstelling of samen een film streamen. Na afloop kun je optioneel nog kort napraten over de film.

Museum- & Expositiebezoek

Culturele uitstap naar een boeiend museum, erfgoedsite of wetenschapscentrum. Kies bij voorkeur een rustig tijdstip (bijv. weekdagochtend).

Creatieve Workshop & Schilderen

Samen tekenen, schilderen, knutselen of boetseren in een rustige hobbyruimte of atelier, helemaal zonder prestatiedruk.

Sport, Actie & Gaming (Meer Prikkels)
5 Ideeën

Bowling, Minigolf, Darts & Pool

Actieve ontspanning in een klein groepje. Reserveer bij voorkeur op een rustige namiddag of weekdag om felle muziek en drukte te vermijden.

Video & Gaming Avond

Co-op videogames, Jackbox partygames of een eigen Minecraft-server. Ook retrogaming of arcadehallen zijn erg populair!

Zwemmen, Fitness & Sporten

Samen banen trekken in het zwembad, naar een subtropisch zwemparadijs of een groeps-workout in de sportschool. Een heerlijke manier om fysiek bezig te zijn!

Karting & Lasergame

Adrenaline en competitie in een overdekte kartinghal of donkere lasergame-arena. Ideaal voor wie van actie en spanning houdt.

Sportwedstrijden Bijwonen

Samen supporteren voor een live voetbalmatch, basketbalwedstrijd of de koers langs het parcours. Een dynamische ervaring met veel sfeer!

Feesten, Festivals & Kermis (Bruisend)
3 Ideeën

Muziekfestivals & Concerten

Samen naar een zomerfestival, outdoor concert of optreden gaan. Vermeld in de beschrijving duidelijk waar het afspreekpunt is voor als iemand tussendoor rust zoekt.

Kermis & Pretparken op Piekmomenten

Genieten van snelle attracties, kraampjes en lichten op de kermis of een drukkere pretparkdag in groep voor wie van sensatie houdt.

Zomerfeesten & Stadsfestivals

Gezellig rondkuieren op lokale pleinfestivals, braderieën of carnaval. Een bruisende sfeer met kraampjes, eten en muziek.

Klaar om je eerste activiteit toe te voegen?

Heb je organisatorrechten ontvangen? Ga direct naar het dashboard en plaats jouw evenement op de kalender!